Uvoz

Uvoz klijenata iz Excel ili CSV datoteke

Priprema MiniCRM-a

Samo administratori mogu uvoziti podatke. Najprije stvorite bazu podataka u Excelu koju želite uvesti i načinite obvezne statuse i polja u MiniCRM-u. Ako je potrebno promijenite postojeće vrijednosti polja.

Stvaranje statusa

Statuse u odabranom modulu možete prilagoditi klikom na ikonu ključa pokraj Pipeline.

Za dodatne informacije pogledajte: Prilagodba statusa (procesi)

Postavke polja

Ako polje ima vrijednost (ovisi o vrsti polja), trebate ga postaviti u skladu s uvozom. Upotrebom polja padajućeg popisa ili okvira za potvrdu primjerice, trebat ćete unijeti vrijednost koju je moguće pronaći i u tablici u MiniCRM-u.

Za dodatne informacije pogledajte: Prilagodba polja

Snimanje podataka

Tijekom uvoza nazivi upisani u stupcima Excel tablice uvoze se kao polja u MiniCRM, a vrijednosti upisane u ćelije uvoze se kao vrijednosti polja. Tako svaki redak odgovara jednoj kartici klijenta, a svaki stupac odgovara polju u MiniCRM-u.

Prije izvoza je potrebno stvoriti nova polja i vrijednosti jer MiniCRM samo spaja podatke. Vrijednosti u Excel tablici i u MiniCRM-u trebaju biti pravilno napisane jer ako se međusobno razlikuju sustav neće moći prepoznati i spojiti podatke.

Ako postoji razlika u:

  • imenu vlasnika sustav ne može prepoznati koga postaviti vlasnikom
  • nazivu statusa, kartica će se uvesti u onaj status koji ste naveli kao zadani
  • vrijednosti polja, sustav će ostaviti / neće provjeravati vrijednost

Ćelije smiju sadržavati samo vrijednosti, pa nemojte unositi veze do drugih ćelija, formule i slično!

Za preuzimanje uzorka kliknite ovdje: Uzorak uvoza u MiniCRM

To download a normal module sample, click here: MiniCRM Normal Module Sample

Struktura Excel tablica

Naziv

Kako biste karticama dodijelili naziv stvorite (naziv stavke modula): polje Naziv. U modulu prodaje to će biti: Prilika: Naziv. Ako ne dodijelite naziv sustav će automatski dodijeliti naziv na temelju naziva tvrtke i zadane osobe za kontakt. Primjer: Primjer d.o.o. (Ivan Kovač).

Vlasnik

Vlasnika je moguće dodati svakoj kartici koja će biti dodana zasebno stvaranjem (Naziv stavke modula): polje Vlasnik field.

U modulu prodaje to će biti: Prilika: Vlasnik. Ako u stupac tablice Vlasnik unesete aktivnog korisnika taj korisnik bit će određen vlasnikom kartice. Ako ne unesete vlasnika, sustav će slučajno odabrati između aktivnih korisnika koji imaju pristup tom modulu i koji u svojem profilu imaju označenu mogućnost »Zadani djelatnik prodaje zadužen za nove klijente«.

Statusi

Za učitavanje kartica u različite statuse stvorite stupac u tablici (Naziv stavke modula): Status i unesite naziv potrebnog statusa u redak koji pripada klijentu.

U modulu prodaje primjerice, to će biti Prilika: Status.

Podaci tvrtke [1.1.]

  • Tvrtka: Naziv poduzeća (primjerice Primjer d.o.o.)
  • **Tvrtka: E-pošta ** (primjerice info@primjer.com) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još adresa odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze.
  • Tvrtka: Vrsta e-pošte (primjerice poslovna)
  • Tvrtka: Telefon (primjerice 087 017 001 615) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još brojeva telefona odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze.
  • Tvrtka: Vrsta telefona (primjerice poslovni)
  • Tvrtka: Opis (primjerice tvrtka srednje veličine s 12 zaposlenika…)
  • Tvrtka: Webstranica (primjerice www.primjer.com)
  • Tvrtka: Djelatnost (primjerice Konzalting)
  • Tvrtka: Regija

Podaci o adresi [1.2.]

  • Adresa1: Vrsta (primjerice Uprava)
  • Adresa1: Država (primjerice Hrvatska)
  • Adresa1: Poštanski broj (primjerice 10000)
  • Adresa1: Grad (primjerice Zagreb)
  • Adresa1: Adresa (primjerice Preradovićeva 750)

Adrese se dodaju tvrtci (a ne osobi za kontakt) ili, u slučaju privatne osobe, toj osobi.

Vrijednosti ćelija tih stupaca bit će dodane sljedećim poljima kartice:

01_cegadatok

Uvoz više adresnih podataka [1.3.]

Ako istodobno učitate više adresa potrebno ih je u Excel tablici povezati brojevima.

Reci koji trebaju biti zajedno izgledaju ovako:

  • Uprava:

02_szekhely

  • Adresa za slanje računa:

03_szamlazasi_cim

Reci stupaca koji su povezani istim brojevima izgledaju ovako [1.3.]:

05_tobbcimadat

Klikom na strelicu pokraj polja Vrsta adrese moći ćete odrediti vrstu adresa. Nakon odabira obvezne vrste unesite odabranu vrijednost u stupac Excel tablice Adresa1: Vrsta

Podaci osobe za kontakt [1.4.]

  • Osoba1: Ime (primjerice Ivan)
  • Osoba1: Prezime (primjerice Kovač)
  • Osoba1: E-pošta (primjerice ivankovac@primjer.com) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još adresa odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze.
  • Osoba1: Vrsta e-pošte (primjerice poslovna)
  • Osoba1: Telefon (primjerice 087 017 001 615) - kontaktu (ćelija) je moguće dodati još brojeva telefona odvojenih zarezom ili točka-zarezom. Pazite kako u jednoj ćeliji ne biste koristili oba znaka odvajanja već samo ili zareze ili točka-zareze. No ako ste u jednoj ćeliji koristili samo zareze u drugoj možete koristiti samo točka-zareze.
  • Osoba1: Vrsta telefona (primjerice poslovni)
  • Osoba1: Radno mjesto (primjerice Prodaja) Vrijednosti ćelija tih stupaca bit će dodano sljedećim poljima kartice:

06_kapcsolattarto

Uvoz više podataka osoba za kontakt [1.5.]

Na karticu je moguće uvesti više osoba za kontakt. Njihove podatke povezujete brojkama.

Primjer:

  • Zadana osoba za kontakt:

07_kapcsolat1

  • Druga osoba za kontakt:

07_kapcsolat2

Nakon uvoza podaci osoba za kontakt prikazat će se na sljedeći način:

10_tobbkapcsolattarto

U sustavu polje Radno mjesto je padajući popis koji sadrži različite vrijednosti. Nakon odabira potrebne vrijednosti možete je unijeti u Osoba1: stupca Excel tablice Radno mjesto.

Vrste polja

Postoje sljedeće vrste polja:

Padajući popis [2.1.]

Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima, a ćelije trebaju biti ispunjene temeljem vrijednosti na padajućem popisu.

Nije dovoljno samo stvoriti polje u sustavu, potrebno je odrediti vrijednosti.

11_lenyilo_mezo

Potvrdni okvir [2.2.]

Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima.

Istodobno je moguće označiti više vrijednosti. Vrijednosti u ćelijama trebaju biti odvojene zarezom. Redoslijed vrijednosti je moguće obrnuti, a nakon zareza može se upisivati razmak.

Nije dovoljno samo stvoriti polje u sustavu, potrebno je odrediti vrijednosti. Nije dopušteno u ovu vrstu polja upisivati samo brojeve, pa u tablicu napišite i riječi.

12_Jelolonegyzetek

Okvir za tekst [2.3.]

U ovu vrstu polja moguće je upisati bilo koju vrijednost pa je dovoljno stvoriti polje u sustavu; nije mu potrebno dodijeliti vrijednost.

Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima a sadržaj možete unijeti u ćelije.

13_szovegdoboz

Datum i vrijeme [2.4.]

Datum treba upisati u sljedećem formatu: DD-MM-GGGG-HH:MM / 08-10-2014 10:00.

Polja datuma i vremena treba stvoriti prije uvoza, no vrijednosti dobivaju tek tijekom postupka uvoza.

14_datum_mezo

Brojčano polje [2.5.]

Naziv stupaca u Excel tablici trebaju biti jednaki poljima, a u ćelije trebate unijeti brojeve.

Također treba stvoriti polja prije uvoza.

15_egesz_szam

Za dodatne informacije pogledajte: Prilagodba polja

Podržani formati

Uvoziti je moguće samo .XLS, .XLSX, .ODS ili .CSV. datoteke. Datoteka treba sadržavati minimalno 3 stupca.

Stvaranje XLS i XLSX datoteke

U programu Microsoft Excel kliknite na Datoteka > Spremi.

Stvaranje ODS datoteke

U programu OpenOffice kliknite na Datoteka > Spremi.

Stvaranje CSV datoteke

U programima Microsoft Excel i OpenOffice kliknite na Datoteka > Spremi kao. U aplikaciji Google Disk odaberite Datoteka > Preuzmi kao > CSV.

MiniCRM prihvaća .CSV datoteke koristeći sljedeće kodne stranice:

  • Unicode
  • UTF-8
  • ISO-8859-2
  • ISO-8859-1
  • Windows
  • MS-DOS

Ako koristite operacijski sustav Windows i program Microsoft Excel, odaberite vrijednosti razdvojene zarezom (CSV).

Ako koristite operacijski sustav Apple OS X i program Microsoft Excel, odaberite Posebni formati / Windows razdvojeno zarezom umjesto Uobičajeni formati / Vrijednosti razdvojene zarezom.

Ako koristite operacijski sustav Linux i program OpenOffice Calc ili LibreOffice Calc odaberite Tekst CSV (.csv).

Ako je .CSV datoteka stvorena možete započeti uvoz.

Sljedovi za automatizaciju

Sljedovi za automatizaciju mogu biti povezani sa statusima i spremljenim filtrima. Prije početka uvoza provjerite hoće li na klijente koji će biti uvezeni utjecati aktivni sljedovi za automatizaciju ili ne te mogu li primati poruke ili ne.

Ako je potrebno izmijenite sljedove za automatizaciju prije uvoza.

FZa dodatne informacije pogledajte: Sljedovi za automatizaciju (e-pošta, SMS, zadatak)

Sprječavanje neželjene pošte

Adrese e-pošte mogu se uvesti u sustav kao aktivne i neaktivne.

Adrese e-pošte pretplatnika na e-novosti u sustav će biti uvezene kao aktivne.

Adrese e-pošte klijenata koji su otkazali pretplatu u sustav će biti uvezene kao neaktivne.

Adrese e-pošte klijenata koji se još nisu pretplatili također će u sustav biti uvezene kao neaktivne.

Ako vaša baza podataka sadrži aktivne i neaktivne adrese e-pošte, načinite stupac Pretplata otkazana. Ako ćelija sadrži vrijednost (primjerice »Da«), sve adrese klijenata bit će uvezene u sustav kao Nije pretplaćen..

Za dodatne informacije pogledajte: Struktura Excel tablica

Za aktivaciju adresa koje pripadaju kategoriji Nije pretplaćen potrebno je uporabom MiniCRM-a ručno poslati poruku e-pošte koja sadrži vezu za aktivaciju.

Ako klijenti kliknu na vezu njihova adresa e-pošte postaje aktiviranom i primat će poruke e-pošte koje MiniCRM automatski šalje. (Moguće je ručno slati e-poštu adresama koje pripadaju kategoriji Nije pretplaćen.)

Za slanje veze za aktivaciju trebate pisano ili usmeno dopuštenje klijenta. Ne smijete slati e-poštu s upitom za njihovo dopuštenje budući da se to također smatra neželjenom poštom (spam).

Za dodatne informacije pogledajte: Neželjena pošta: Nulta tolerancija

Koraci tijekom uvoza

Za uvoz baze podataka klijenta kliknite na [Novo…] > [Uvoz] [3.1.] unutar odabranog modula.

18_importalas_lepesei1

Koraci su sljedeći:

  1. Odabir izvora
  2. Uvoz postavki
  3. Podudaranje polja
  4. Ispitivanje
  5. Izjava o nepoželjnoj pošti (spam)
  6. Završetak uvoza

Odabir izvora

Prijenos datoteka

Moguće je prenijeti .XLS, .XLSX, .ODS ili .CSV datoteke klikom na vezu Prenesi datoteku [4.1.].

Datoteka treba sadržavati najmanje 3 stupca i naziv radnog lista koji sadrži tekst. Ako datoteka ima više od jednog radnog lista, uvest će se samo prvi.

19_importalas_lepesei2

Kopiraj / zalijepi

Ako kliknete na vezu Kopiraj izravno iz Excel proračunske tablice link [4.2.], pojavit će se okvir za tekst [4.3.] u koji možete kopirati podatke izravno iz proračunske tablice (Microsoft Excel, OpenOffice, Google proračunska tablica).

Odaberite tu mogućnost ako u sustav želite uvesti malu količinu podataka. Ako želite uvesti veliku količinu podataka odaberite mogućnost Prenesi datoteku.

Ne umećite tekstove koji sadrže znak tabulatora jer mogu prouzročiti pogreške tijekom uvoza.

Nakon završetka kliknite na [Dalje >>] [4.4.].

Uvoz postavki

Status [5.1.]

Možete postaviti Status klijenta. Ako želite uvesti klijente u različite statuse u Excel tablici stvorite stupac Status.

Za dodatne informacije pogledajte: Struktura Excel tablica

Ako ste stvorili stupac Status u tablici klijenti će biti uvezeni u status naveden u tablici, a ne u status postavljen u ovom polju.

Aktiviranje e-pošte [5.2.]

Ako označite Aktiviraj e-poštu adrese će se u sustavuvesti kao aktivne. Ako prethodno niste dobili izričito dopuštenje od primatelja, nemojte označavati to polje.

Identificirana radnja [5.3]

Možete odrediti način rukovanja novim podacima nakon identifikacije adrese e-pošte klijenta ako tvrtka ili osoba već postoje u sustavu.

Postoje 3 mogućnosti:

  • Svaki puta dodaj novu karticu
  • Ažuriraj dostupnu karticu
  • Poruka o pogrešci ako kartica već postoji

Nakon završetka kliknite na [Dalje >>] [5.4.].

Importálás
lépései

Podudaranje polja

Možete spojiti naziv stupaca u Excel tablici i nazive polja u MiniCRM-u [6.1.].

Ako se radi o padajućem popisu i potvrdnom okviru nije dovoljno stvoriti polja u sustavu već trebate postaviti njihove vrijednosti.

Za dodatne informacije pogledajte: Priprema MiniCRM-a

Ako ste tijekom pripreme postavili vrijednosti možete nastaviti s uvozom klikom na [Dalje >>] [6.2.].

21_importalas_lepesei4

Ispitivanje

Kako bi istražio probleme MiniCRM pokreće ispitivanje [7.1.]. Nakon toga je potrebno ispraviti pogreške i ponovno pokrenuti uvoz. Ako je sve u redu kliknite na [Dalje >>] [7.2.].

22_importalas_lepesei5

Najčešće poruke o pogrešci su sljedeće:

»Neispravna vrijednost za odabir…«

Razlozi: Pogreška u pisanju ili nedostaje vrijednost. Reci neće biti obrađeni tijekom uvoza.

»Naziv tvrtke ili ime Kontakt1 nije pronađeno u ovom retku…«

Obvezno je navesti naziv tvrtke ili Osobe1. Ako postoje stupci Tvrtka: u Excel tablici i neko od ćelija u stupcima sadrži vrijednost, sustav ispituje stupce Tvrtka: Naziv poduzeća Ako niti jedna ćelija ne sadrži vrijednost ili nema takvog stupca u tablici sustav ispituje ime Osobe1**. Ako ništa takvog ne postoji, ti reci neće biti obrađeni tijekom uvoza.

Neispravan format e-pošte

Redovi koji sadrže neispravne formate e-pošte neće biti obrađeni tijekom uvoza.

E-pošta već postoji

Prilikom uvoza adresa e-pošte koje već postoje u sustavu nova kartica dodat će se postojećem kontaktu. Ako je adresa e-pošte koja se nalazi u Excel tablici jednaka adresi koja postoji u sustavu, ažurirat će se originalni kontakti. Brojevi telefona i adrese e-pošte su izuzetci jer se ne ažuriraju. Novi brojevi telefona i adrese uvest će se kao zadani, a postojeći će ostati isti.

Izjava o nepoželjnoj pošti (spam)

Trebate dati izjavu kako su vam vlasnici adresa e-pošte dali njihove kontakte i dopustili vam slanje skupne e-pošte te kako su dopuštenje dali vama, a ne trećoj strani.

Za dodatne informacije pogledajte: Neželjena pošta: Nulta tolerancija

Ako prihvaćate uvjete i preuzimate odgovornost za poruke koje šaljete, označite ovo polje [8.1.].

25_importalas_lepesei6

Uvezi

Za uvoz podataka kliknite na tipku [Uvezi] [8.2.]. Klikom na vezu Uvezeni klijenti [9.1.] možete vidjeti nove kartice navedene u odabranom modulu.

26_importalas_lepesei7

Brisanje uvoza

Na stranici Uvoz možete vidjeti uvoze tijekom jednog tjedna [10.1.] i možete ih poništiti klikom na Izbiriši [10.2.]. Brišu se samo kartice koje nakon uvoza nisu mijenjane.

27_import_torlese